กราฟหรือแผนภูมิที่ดีนั้นเป็นสิ่งที่ช่วยให้เราสามารถแสดงผลลัพธ์ของข้อมูลในรูปแบบที่เข้าใจง่ายขึ้น แบบว่า คนดูมองเแล้วเห็นภาพ และรู้ได้ทันทีว่าข้อมูลที่เรากำลังแสดงอยู่หมายถึงอะไร ดังคำกล่าวที่ว่า “รูปภาพ 1 รูปแทนคำนับพัน” นั่นเอง

ดังนั้นกราฟหรือแผนภูมิจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นต่อการนำเสนองานเป็นอย่างยิ่ง เพราะช่วยประหยัดเวลาในการอธิบาย และทำให้การนำเสนอน่าสนใจ และเป็นที่จดจำมากขึ้น นอกจากนี้จากการวิจัย และประสบการณ์ส่วนตัวของหลายๆคน เห็นว่า คนเราจำภาพได้ดีกว่าตัวอักษรแน่นอน จริงมั๊ยครับ

วันนี้ผมจะมาแนะนำการทำกราฟเบื้องต้นก่อน ไล่ตั้งแต่เทคนิคการเลือกกราฟที่เหมาะสมเลย เพราะเป็นพื้นฐานที่สำคัญมาก แต่ในบทความถัดๆ ไปเราจะมาเจาะลึกเทคนิคขั้นสูงขึ้น เช่น การผสมกราฟ การใส่แกน X หรือ Y 2 อัน เป็นต้น

Step ของการทำกราฟ มีดังนี้

1. Think : คิดวัตถุประสงค์ของการนำเสนอกราฟ
2. Prepare : เตรียมข้อมูล (เช่น สรุปข้อมูลจาก Data ดิบ)
3. Create : สร้างกราฟ
4. Customize : ปรับแต่งกราฟ
5. Summarize : สรุปผลของกราฟ

เรามาดูที่ Step แรกกันก่อนครับ

1. Think : คิดวัตถุประสงค์ของการนำเสนอกราฟ

วัตถุประสงค์ของการทำกราฟนั้นมีอยู่ค่อนข้างหลากหลาย ส่วนตัวของผมเองมองว่าที่สำคัญคือเราต้องรู้ว่าเราอยากจะสื่อสารอะไร และถ้าเป็นไปได้ ควรวาดภาพในใจก่อนว่ากราฟควรจะออกมาหน้าตาแบบไหน (ทำในจิตนาการก่อน ค่อยทำใน Excel)

วัตถุประสงค์ที่เจอบ่อยๆ เช่น

• การเปรียบเทียบข้อมูล ไม่ว่าจะเป็น เทียบระหว่างแต่ละกลุ่ม, เทียบกับมาตรฐาน หรือ เป้าหมายบางอย่าง
• บอกการแจกแจงความถี่ เพื่อให้เห็นการกระจายตัวของข้อมูล 
• บอกสัดส่วนขององค์ประกอบ : เพื่อบอกองค์ประกอบว่าแต่ละส่วนมีมากน้อยแค่ไหน
• การแสดงความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปร เช่น การแสดงความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปร 2 ตัว
• บอกแนวโน้ม คาดการณ์อนาคต
• แสดงให้เห็นลำดับเหตุการณ์ หรือ Timeline โครงการ
  
• อื่นๆ

Tips ในการเลือก Chart ที่เหมาะสม

1. กราฟที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์แต่ละแบบ ดูได้ที่นี่ http://labs.juiceanalytics.com/chartchooser/index.html
   
2. เลือกกราฟ Basic ที่สุดถ้าเป็นไปได้ : ผมไม่แนะนำให้ใช้กราฟในรูปแบบที่ประหลาดๆ โดยเฉพาะพวกกราฟ 3 มิตินะครับ เพราะนอกจากจะดูรกแล้ว ยังหลอกตาสุดๆ อีกด้วย
3. ถ้าจะใช้เปรียบเทียบข้อมูลระหว่างกลุ่ม : ผมแนะนำให้ใช้พวกการฟแท่ง ดีกว่ากราฟวงกลมนะครับ เพราะกรางวงกลมดูยากมากว่ามันมากน้อยแค่ไหน (คนเราเทียบความสูงต่ำ ง่ายกว่าเทียบมุมแคบกว้าง)
4. ถ้าจะแสดงแนวโน้ม : ผมแนะนำกราฟเส้น หรือ Scatter Plot แล้วใส่ Trend line จะเหมาะที่สุดครับ

2. Prepare : เตรียมข้อมูล

การเตรียมข้อมูลเพื่อการทำกราฟ หลายๆครั้ง เราอาจต้องพึ่งพาความรู้พื้นฐานเหล่านี้ก่อน

• Function พวกที่ใช้เพื่อการสรุปข้อมูล เช่น SUM, COUNT, AVERAGE, MAX, MIN, SUMIF, COUNTIF
• การใช้ Sort & Filter หรือ Advanced Filter => อ่านได้ที่นี่ การกรองข้อมูลใน Excel ด้วย Filter & Sort และ Advanced Filter
• การใช้ Pivot Table (เป็นวิธีที่สะดวกมาก แนะนำเลย) ใครสนใจการสรุปข้อมูลด้วย Pivot Table เชิญอ่านได้ที่  สรุปทุกสิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับ Pivot Table
• ปกติแล้ว เรามักจะเตรียมข้อมูลให้เหมือนกับเตรียมฐานข้อมูลตามปกติ คือ
  
  
  • ใส่ข้อมูลแต่ละ Record (แต่ละราย แต่ละกลุ่ม) แยกไว้คนละแถวกัน
  • ใส่การวัดข้อมูลในแต่ละมิติ ไว้แยกคอลัมน์กัน (คล้ายๆกับ Field ข้อมูลใน Database)
  • ตรงนี้ไม่ต้องซีเรียส เพราะสามารถปรับแต่งภายหลังได้ง่ายๆ มากๆ ครับ
  • ที่สำคัญควรใส่ Label ของข้อมูลให้ครบถ้วยด้วยถ้าเป็นไปได้

3. Create : การสร้างกราฟ

มาถึงขั้นตอนนี้ก็เข้าหน้าที่หลักของ Excel แล้วล่ะครับ

• เมื่อเรามีข้อมูลเตรียมไว้ในตารางแล้ว ให้เราลาก Selection ครอบคลุมพื้นที่ของข้อมูลทั้งหมด จากนั้นไปที่ Ribbon Insert => Chart => เลือกรูปแบบที่ต้องการตามที่ได้แนะนำไปข้างบน
  
• เมื่อเราเลือกรูปแบบกราฟไปแล้ว ถ้ากราฟมันสร้างออกมาสลับแกน x แกน y กับสิ่งที่เราคิดไว้แต่แรก เราสามารถกดปุ่ม Switch Row/Column ที่อยู่บน Ribbon Chart Tools => Design ได้เลยครับ (ต้องคลิ๊กที่ Chart ก่อน Ribbon นี้ถึงจะโผล่มาให้เห็น)
  
• บางครั้งเมื่อเราสร้างกราฟแล้ว ต่อไปอยากจะใส่ข้อมูลเพิ่มลงไปอีก มีวิธีง่ายๆ ที่ไม่ต้องเข้าไปนั่งแก้ที่ Select Data เลย นั่นก็คือ สามารถกด Copy ข้อมูลจากตาราง (Ctrl+C) แล้วเลือกที่กราฟ จากนั้นกด Paste (Ctrl+V) ลงไปเลยตรงๆครับ
  • ในตัวอย่างนี้ ผมเพิ่มทั้งแถวทั้งคอลัมน์ จึงต้อง copy 2 รอบครับ

4. Customize : ปรับแต่งกราฟ

ต่อไปเป็นขั้นตอนสุดท้าย นั่นคือการปรับแต่งกราฟ ซึ่งการที่เราจะปรับแต่งกราฟได้นั้น เราต้องรู้จักส่วนประกอบของกราฟซะก่อนครับ

ส่วนประกอบของกราฟ หลักๆ มีดังนี้

• Chart Area : พื้นที่ของกราฟทั้งหมด
• Plot Area : พื้นที่ที่มีการพลอตข้อมูลลงไปจริงๆ
• Label ป้ายกำกับ
  • Chart Title : ชื่อกราฟ
  • Axis Title : ชื่อแกน
    • Horizontal : แกนนอน
    • Vertical : แกนตั้ง
  • Legend : เพื่อบอกว่าซีรีส์อะไรคืออะไร
  • Data Label : บอกค่าของ Data
  • Data Table : ตารางข้อมูลต้นฉบับ
• Axes แกน
  • Axes
    • Vertical Axis : แกนตั้ง
    • Horizontal Axis : แกนนอน
  • Gridlines : เส้นกริด ทั้งทั้งแกนนอนแกนตั้ง และ Major, minor
• Series คือตัวข้อมูลจริงๆ
  • Series Name : ชื่อของข้อมูล
  • Series Value : ค่าของข้อมูล
• Category Label : ชื่อประเภทข้อมูล (มักอยู่ที่แกนนอน)

วิธีที่ง่ายที่สุดที่จะเข้าใจส่วนประกอบของกราฟ ก็คือ ให้ไปที่ Ribbon Layout ที่อยู่ภายใต้ Chart Tools เลยครับ (ต้องเลือกที่กราฟก่อน) ในนั้นจะแบ่งออกเป็นหลายๆ หมวด ดังนี้

• Current Selection : เอาไว้เลือกส่วนประกอบของกราฟ มีประโยชน์มากเวลามีส่วนประกอบหลายๆ อันบังกันอยู่ ลองคลิ๊กดูแล้วจะรู้ว่าแต่ละส่วนเรียกว่าอะไร
  
  • พอเลือกแล้วสามารถกด Format Selection เพื่อปรับแต่งแต่ละส่วนได้อีก
• เราสามาถ เพิ่ม/ลด ส่วนประกอบของกราฟได้ โดยไปที่เมนู Ribbon แต่ละอัน เช่น Chart Title, Axis Title, Legend, Data Label แล้วเลือก option จาก Drop down เป็นต้น
  

เป็นอย่างไรครับกับพื้นฐานการทำกราฟ การปรับแต่งกราฟไม่ได้จบแค่นี้ เดี๋ยวตอนหน้าเราจะมาเจาะลึกลงรายละเอียดมากกว่านี้ครับ ทั้งการผสมกราฟ การทำกราฟแกน y 2 อัน หรือแกน x 2อัน การประยุกต์สร้างกราฟที่ไม่มีให้เลือก และอื่นๆ อีกมากมาย อย่าลืมติดตามกันต่อไปนะครับ

ต่อจากตอนที่แล้ว ซึ่งผมได้เกริ่นไปแล้วว่าการสร้างกราฟที่ดี มีอยู่ 5 ขั้นตอน ซึ่งเรากำลังพูดถึงขั้นตอนที่ 4 คือการ Customize ปรับแต่งกราฟ ในบทความนี้ผมจะขอพูดเรื่องการปรับแต่งกราฟต่อเลยครับ

การปรับ Format สี

สามารถเลือกสิ่งที่ต้องการจะปรับ แล้วไปที่ Ribbon Format แล้วใส่สี Fill หรือ สีขอบได้ตามต้องการ

โดยที่การเลือกนั้น มีเทคนิคเล็กน้อย คือ

• ถ้าคลิ๊กซ้ายที่ Data Series ทีเดียว มันจะเลือก Data Series นั้นในทุกๆ Category เลย
• ถ้าคลิ๊กซ้ายซ้ำอีกรอบเฉพาะบาง Category มันจะเลือกเจาะจงเฉพาะ Category นั้นๆ ได้เลย
• หรือ อาจเลือกจาก Ribbon Layout => Current Selection ก็ได้ครับ

การปรับ Scale ของแกน X หรือ Y

• ให้เลือกที่แกนที่ต้องการจะแก้ จากนั้นคลิ๊กขวา => Format Axis
• ใน Axis Option สามารถตั้งค่าสูงสุด ต่ำสุด ค่า Major Unit (Grid ใหญ่) Minor Unit (Grid เล็ก)ได้
  • ถ้าจะปรับค่า ต้องเปลี่ยนจาก Auto เป็น Fixed ซะก่อน
• และยังมี Option อื่นๆ อีกเยอะแยะ ลองเล่นดูนะครับ เช่น กลับทิศของแกน การตั้งจุดตัดแกน แถมตั้งหน่วยได้ด้วยว่าต้องการเป็นหลักหน่วย หลักพัน หลักล้าน หรืออะไร

เทคนิคการปรับ Format Selection

สามารถคลิ๊ก Format Selection อันนึงค้างไว้ แล้วไปคลิ๊กที่ Component อื่นๆ ของกราฟได้เลย ตัว Format Selection จะเปลี่ยนไปเองโดยอัตโนมัติ (โดยไม่ต้องออกไป Select ใหม่ทุกครั้ง)

การเปลี่ยนประเภทกราฟ

มีอยู่ 2 แบบ

1. เปลี่ยนกราฟจากประเภทหนึ่งเป็นอีกประเภทหนึ่งกับทุกๆ Series (เปลี่ยนทั้งอัน)
   • ในกรณีนี้สามารถทำได้ง่ายๆ คือ คลิ๊กที่กราฟ แล้วไปที่ Ribbon Design => Change Chart Type
   • จากนั้นเลือกกราฟประเภทใหม่ที่ต้องการได้เลย
     
2. เปลี่ยนกราฟแค่ข้อมูลบางส่วน (บาง Series ) ทำให้เกิดกราฟลูกผสม
   • ในกรณีนี้มีขั้นตอนเพิ่มจากปกติ คือ ให้เลือก Series ที่ต้องการเปลี่ยนประเภท => คลิ๊กขวาเลือก Change Series Chart Type
   • จากนั้นเลือกกราฟประเภทใหม่ที่ต้องการได้เลย
   • จากนั้นจะเกิดกราฟลูกผสม คือ Series ที่เราไม่ได้เลือก จะยังเป็นประเภทเดิม ส่วน Series ที่เราเลือกเปลี่ยน Chart Type ไป ก็จะกลายเป็นประเภทใหม่
     
     

Line Chart vs Scatter Plot

• Line Chart กับ Scatter Plot ดูคล้ายกัน แต่ต่างกันที่ Line Chart ทุก Series จะมองแกน X ร่วมกัน และมองเป็นแค่ Text Label
•  ส่วน Scatter Plot จะใช้ค่าแกน X มา Plot ลงแกนตาม Scale จริงๆ

การปรับแก้การเลือกใช้ Data Source

เราสามารถปรับแก้การเลือกใช้ Data Source โดยการคลิ๊ก Ribbon Design => Select Data

จากนั้นมันจะขึ้นหน้าต่างออกมาดังนี้

• ฝั่งซ้ายจะเป็น Data Series ที่เป็นแกน Y ฝั่งขวาเป็นแกน X
• การเพิ่ม Data Series ใหม่ให้กด Add / จะลบ Data Series ไหนก็กด Remove
• การแก้ไขว่าแต่ละ Data Series จะชื่ออะไร มีแกน X หรือ แกน Y คืออะไร ให้เลือก Data Series ที่ต้องการแล้วกด Edit
  • ตรงนี้จะขึ้นกับประเภทกราฟ
  • ถ้าเป็นกราฟ Scatter Plot จะกด Edit ฝั่งซ้ายได้อย่างเดียว แต่พอกดแล้วมันจะให้ใส่ทั้ง Series Name / Series X Value / และ  Series Y Value (นั่นคือ แต่ละ Series จะมีค่า X และ Y ของตัวมันเอง แปลว่า สามารถใช้ค่าแกน X คนละค่ากันได้)
    
    
  • ถ้าเป็นกราฟอื่นๆ เช่น Bar Chart / Column Chart / Line Chart ถ้ากด Edit ฝั่งซ้าย จะมีให้เลือกแค่ Series Name กับ Series Value ส่วน Horizontal Axis จะบังคับให้ใช้ค่าเดียวกันกับทุกๆ Series (สามารถกด Edit ได้อยู่ แต่กดแล้วจะ Apply กับทุกๆ Series เลย)
    
• จะสลับ Sequence ลำดับก่อนหลัง (มีผลเรื่องการบังกัน อยู่ด้านหน้า-หลัง) ให้กดลูกศรสีฟ้าขึ้นลง

การเพิ่มแกนอันที่ 2 (Secondary Axis)

มี 2 แบบด้วยกัน คือ เพิ่มแกน Y อันที่2 กับ เพิ่มแกน X อันที่ 2

ผมขอเริ่มที่เพิ่มแกน Y อันที่ 2 ก่อนนะครับ

สมมติข้อมูลของผมใรคอลัมน์เพิ่มมา 1 อัน คือ %pass แล้วมันมีค่าน้อยมากๆ (เพราะเป็น %) ทำให้เวลา Plot รวมกับ Avg.Score หรือ Max Score บนแกน Y เดียวกันจะแทบมองไม่เห็นเลย ทางแก้ไขก็คือ ผมต้องเอาค่า %pass นี้ไป Plot ลงใน Secondary Y-Axis นั่นเอง

สมมติว่าผม add คอลัมน์ใหม่ คือ % pass ลงไปในกราฟแล้วนะครับ ต่อไปทำดังนี้

• เลือก Series %pass แล้ว Format Data Seriesโดย
  • อาจเลือกจาก Ribbon Layout => Current Selection ก็ได้ครับ => จากนั้นเลือก Format Selection
  • หรือจะคลิ๊กขวาที่ Series %pass โดยตรงแล้วเลือก Format Data Series
• จากนั้นใน Series Option => เลือก Plot on Secondary Axis
  

การเพิ่มแกน X อันที่สอง

ที่นี้ หากต้องการจะเพิ่มแกน X อันที่สอง ต้องทำหลังจากเพิ่มแกน Y อันที่ 2 ไปก่อนครับ ถึงจะมี Option โผล่มาให้เลือก

จากนั้น ให้ไปที่ Ribbon Layout => Axes => Secondary Horizontal Axis => เลือกแบบที่ต้องการ

สำหรับตอนนี้ขอจบแค่นี้ ตอนต่อๆ ไปเราจะมาเรียนรู้การทำกราฟแบบ Advance ขึ้นไปอีกครับ! มีอะไรสงสัย อย่าลืมไปคุยกันใน Facebook Page นะครับ

มีแฟนเพจคนนึงถามคำถามน่าสนใจมาก เข้ามาว่า

 => 

ผมเห็นว่ามีประโยชน์เลยขอเอามา Post แสดงวิธีทำให้ดูเลยละกันครับ แยกเป็นกรณี Excel 2007 ขึ้นไป และกรณี Excel 2003

Excel 2007 ขึ้นไป

แก้ไขได้ง่ายๆ ดังนี้ครับ

1. เลือกที่กราฟที่เราต้องการแก้ไข
2. ไปที่ Ribbon Design => Select Data
   
3. เลือกปุ่ม Hidden and Empty Cells
   
4. ติ๊ก Show data in hidden rows and columns
   
5. กด OK เป็นอันจบ

Excel 2003

ทำดังนี้ คือ

1. เลือกกราฟที่เราต้องการ
2. ไปที่ Tools => Options => Chart
3. เลือกเอาที่ติ๊กว่า Plot Visible Only ออก
   
4. กด OK

พูดถึงเรื่องการสร้างกราฟ หลายๆ คนอาจคิดว่า Excel สามารถสร้างกราฟได้เท่าที่มีให้เลือกปกติ เช่น กราฟแท่ง กราฟเส้น กราฟวงกลม ฯลฯ

ซึ่งผมจะบอกว่า จริงๆ แล้วเราสามารถสร้างสรรค์กราฟรูปแบบใหม่ๆ ได้มากกว่านั้นอีกเยอะมาก

ตัวอย่างเช่น ในเว็บเมืองนอกอย่าง https://sites.google.com/site/e90e50charts/ ก็มีกราฟหลายแบบที่ Creative สุดๆ เราสามารถดูแล้วใช้เป็นแรงบันดาลใจในการสร้างสรรค์กราฟของเราเองได้เหมือนกัน โดยใช้เทคนิคต่างๆ ที่ผมกำลังจะพูดถึงต่อไปนี้เข้าช่วยครับ

ซึ่งในบทความนี้ผมจะพูดถึง Concept และ ไอเดียภาพรวมของเทคนิคที่จะนำมาสร้างสรรค์กราฟให้มีความแปลกใหม่มากขึ้น แต่จะยังไม่ได้ลงรายละเอียดถึงวิธีการเขียนแบบลึกๆ นะครับ

เทคนิคการสร้างกราฟสุดสร้างสรรค์

1. หลอกตาคนดูให้มองไม่เห็นสีของกราฟ

เทคนิคนี้ทำให้บางส่วนของกราฟมองไม่เห็น ซึ่งจะทำให้ส่วนที่ยังมองเห็นอยู่กลายเป็นกราฟรูปแบบแปลกตาได้

2. นำกราฟมาซ้อนทับกัน

อันนี้ คือ เอากราฟ หรือรูป 2 อันมาวางซ้อนทับกันนั่นเอง จากในตัวอย่าง เป็นกราฟโดนัท 2 กราฟ (พื้นหลังใส) เอามาวางซ้อนกัน เพื่อให้กราฟเป็นมิเตอร์

3. นำกราฟหลายชนิดมาผสมเข้าด้วยกัน

อันนี้ดูเหมือนจะคล้ายๆ อันก่อนหน้านี้ ที่ต่างกันคือ อันนี้จะอยู่บนกราฟเดียวกัน แต่จะใช้ Chart Type ที่แตกต่างกัน สำหรับ Data Series แต่ละอัน

4. ใช้ scatter plot ช่วยวาดรูป

หากเรากำหนดจุดพิกัดให้กราฟ Scatter Plot ล่ะก็ มันจะสร้างรูปไล่ตามจุดที่เรากำหนดทีละจุดๆ เราสามารถเลือกได้ว่าระหว่างจุดจะให้มีเส้นหรือไม่ และจะเป็นเสนตรงหรือเส้นโค้งก็ได้

5. ใช้ Error Bar ช่วยวาดรูป

Error Bar นั้นสามารถกำหนดความยาว และรูปแบบของเส้นได้ ว่าจะให้เป็นอย่างไร ให้งอกไปในทิศทางไหน

ตัวอย่างการประยุกต์ใช้

ในเว็บนี้ เค้าเอา Error Bar มาทำเป็นเส้น Timeline ได้อย่างแนบเนียนมากครับ

http://chandoo.org/wp/2009/07/09/project-milestones-in-timeline/

ุ6. ใส่ลูกเล่นให้ Marker

Marker คือ จุดที่เรา Plot ข้อมูลลงไปบนกราฟ ซึ่งปกติมักจะเป็นจุดเล็กๆ ซึ่งจริงๆแล้วถ้าเราอยากให้เด่นสะดุดตา เราก็ปรับรูปแบบมันเล่นได้ครับ

7. สร้างกราฟบน cell ตารางข้อมูลแทน

ใครว่าเราสร้างกราฟต้องสร้างด้วยกราฟ จริงๆเราสร้างกราฟในช่องตารางของ Excel ก็ได้
ด้วย Fonts บางตัวอย่าง Playbill กับตัวอักษร i พิมพ์ใหญ่ ช่างเหมาะกับการสร้างกราฟแท่งในตารางจริงๆครับ

ุ

8. สร้างกราฟโดยใช้รูปเข้าช่วย

รูปสุดท้ายนี้เอามาจาก http://www.myonlinetraininghub.com/excel-3d-financial-reports
เทคนิคนี้สุดยอดมาก เอา ตารางใน excel 3 ตาราง มาปะลงเป็นรูปแล้วใส่ Effect 3 มิติทีละด้าน แล้วมาจัดเรียงกัน

เป็นยังไงบ้างครับกับเทคนิคที่ผมแนะนำให้ ยังไงก็อย่าลืมเอาไปประยุกต์ใช้ได้นะครับ ใครคิดกราฟอะไรแปลกๆ ใหม่ๆ ได้อย่าลืมมาโชว์ให้ดูบ้างนะครับ

บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่

กราฟหรือแผนภูมิที่ดีนั้นเป็นสิ่งที่ช่วยให้เราสามารถแสดงผลลัพธ์ของข้อมูลในรูปแบบที่เข้าใจง่ายขึ้น แบบว่า คนดูมองแล้วเห็นภาพ และรู้ได้ทันทีว่าข้อมูลที่เรากำลังแสดงอยู่หมายถึงอะไร ดังคำกล่าวที่ว่า “รูปภาพเพียงรูปเดียวสามารถแทนคำนับพัน” นั่นเอง

ดังนั้นกราฟหรือแผนภูมิจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นต่อการนำเสนองานเป็นอย่างยิ่ง เพราะช่วยประหยัดเวลาในการอธิบาย และทำให้การนำเสนอน่าสนใจ และเป็นที่จดจำมากขึ้น นอกจากนี้จากการวิจัย และประสบการณ์ส่วนตัวบอกว่า คนเราจำภาพได้ดีกว่าตัวอักษรแน่นอน จริงมั๊ยครับ?

Step ของการทำกราฟ มีดังนี้

1. Think :คิดวัตถุประสงค์ของการนำเสนอกราฟ และผลลัพธ์สุดท้ายที่อยากได้
2. Prepare :เตรียมข้อมูล (เช่น สรุปข้อมูลจาก Data ดิบ)
3. Create :สร้างกราฟ
4. Customize: ปรับแต่งกราฟ

เรามาเริ่มที่ Step แรกกันเลยครับ

1. Think : คิดวัตถุประสงค์ของกราฟ และผลลัพธ์สุดท้ายที่อยากได้

วัตถุประสงค์ของการทำกราฟนั้นมีอยู่ค่อนข้างหลากหลาย ส่วนตัวของผมเองมองว่าที่สำคัญคือคุณต้องรู้ว่าอยากจะสื่อสารอะไร และคุณควรวาดภาพในใจ (หรือในกระดาษ) ก่อนว่าสุดท้ายแล้วกราฟควรจะออกมาหน้าตาแบบไหน

ดังนั้นก่อนอื่น ผมจะขอแนะนำให้รู้จักประเภทกราฟมาตรฐานใน Excel กันก่อนครับว่ามีอะไรบ้าง และแต่ละอัน เหมาะกับการทำงานแบบไหน

Column

การเปรียบเทียบข้อมูล

ไม่ว่าจะเป็น เทียบระหว่างแต่ละกลุ่ม, เทียบกับมาตรฐาน หรือ เป้าหมายบางอย่าง

มองเห็นง่ายกว่า Pie Chart  เยอะ เพราะสายตาคนเรามองเปรียบเทียบ แนวนอน หรือ แนวตั้ง ได้ดีกว่า เทียบองศามุมว่าแคบหรือกว้าง แต่แย่กว่า Bar Chart นิดหน่อย

บอกการแจกแจงความถี่

เพื่อให้เห็นการกระจายตัวของข้อมูล อันนี้เหมาะกับพวก Column Chart โดยอาจแบ่งช่วงให้ถี่ๆ และจัดวางให้แต่ละแท่งชิดกัน เพื่อให้กราฟออกมาคล้ายกับกราฟ Histogram มากที่สุด

บอกสัดส่วนขององค์ประกอบ

เพื่อบอกองค์ประกอบว่าแต่ละส่วนมีมากน้อยแค่ไหน (ใช้กับพวก Stacked Column Chart)

Bar

การเปรียบเทียบข้อมูล

อันนี้อาจมองง่ายกว่า Column Chart เล็กน้อย

เอาไว้หลอกตา ทำ Box plot / Gantt Chart ได้

เช่นทำให้ช่องบางช่องมองไม่เห็น (ปรับ Fill Color)

Line

บอกแนวโน้ม

คล้ายกับ Scatter Plot มาก แต่ต่างกันตรงที่

Line Chart ทุก Series จะมองแกน X ร่วมกัน และมองเป็นแค่ Text Label (เช่น เลข 1,3,10 จะมีระยะห่างในแกน X เท่ากันหมด เพราะไม่ได้ลงตามตำแหน่ง Scale จริง)

Scatter Plot จะใช้ค่า X มา Plot ลงตามตำแหน่งแกน X ตาม Scale จริงๆ (เช่น เลข 1,3,10 จะมีระยะห่างต่างกันเพราะลงตาม Scale จริง) นอกจากนี้ยังสร้างกราฟแนวโน้ม (Trend Line) รวมถึงสมการแสดงความสัมพันธ์ได้ด้วยโดยการคลิ๊กขวา à Add Trend line

Scatter

คล้ายกับ Line Chart

การแสดงความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปร

เช่น การแสดงความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปร 2 ตัว อันนี้ต้อง Scatter Plot เท่านั้น โดยเราสามารถใส่ Trend Line และสมการแสดงความสัมพันธ์ได้ด้วย

บอกแนวโน้ม คาดการณ์อนาคต

อันนี้เหมาะกับการใช้ Scatter Plot แล้วใส่ Trend มาก

Pie

บอกสัดส่วนขององค์ประกอบ

เพื่อบอกองค์ประกอบว่าแต่ละส่วนมีมากน้อยแค่ไหน

Area

มักเอาไว้ใช้เป็นเทคนิคในการหลอกตาเช่นกัน (จะพูดถึงในบทถัดไป)

Others

ไม่ค่อยได้ใช้ในชีวิตจริงในสถานการณ์ทั่วไปเท่าไหร่ เอาไว้ใช้ในเรื่องเจาะจงมากๆ เช่น การวิเคราะห์หุ้น ด้วย Stock Chart หรือการ Plot ความสัมพันธ์ 3 ตัวแปรด้วย Bubble Chart

2. Prepare : เตรียมข้อมูล

การเตรียมข้อมูลเพื่อการทำกราฟ หลายๆครั้ง คุณอาจต้องพึ่งพาความรู้พื้นฐานเหล่านี้ก่อน

• Function พวกที่ใช้เพื่อการสรุปข้อมูลเช่น SUM, COUNT, AVERAGE, MAX, MIN, SUMIF, COUNTIF
• การใช้ Sort & Filter หรือ Advanced Filter
• การใช้ PivotTable (เป็นวิธีที่สะดวกมาก แนะนำเลย)

ปกติแล้ว คุณควรจะเตรียมข้อมูลให้เหมือนกับเตรียมฐานข้อมูลตามปกติ คือ
ใส่ข้อมูลแต่ละรายการหรือแต่ละกลุ่ม  แยกไว้คนละแถว (คล้ายกับ Record ใน Database)

• ใส่การวัดข้อมูลในแต่ละมิติ ไว้แยกคอลัมน์กัน (คล้ายๆกับ Field ข้อมูลใน Database)
• ปกติแล้ว Excel จะเปรียบเทียบว่า จำนวน Row กับColumn อันไหนมีจำนวนมากกว่ากัน Excel จะเอาอันนั้นไปเป็นแกน X (แนวนอน) ของกราฟให้โดยอัตโนมัติ (ถ้าจำนวนเท่ากันพอดี จะเอาข้อมูลแต่ละแถวไปเป็น Category แนวนอน )

3. Create : การสร้างกราฟ

มาถึงขั้นตอนนี้ก็เข้าหน้าที่หลักของ Excel แล้วล่ะครับ เมื่อมีข้อมูลเตรียมไว้ในตารางแล้ว ให้คุณลาก Selection ครอบคลุมพื้นที่ของข้อมูลทั้งหมด (หรือจะกดที่ช่อง ใดช่อง หนึ่งของข้อมูลก็ได้) จากนั้นไปที่ [Insert] –> Charts –> เลือกรูปแบบกราฟที่ต้องการ ตามที่ได้แนะนำไปข้างบน ซึ่งในที่นี้ผมเลือก Column –> 2D Column –> Clustered Column ครับ

ถ้าหลังจากสร้างกราฟแล้วยังไม่ตรงกับที่คิด…

• เมื่อเลือกรูปแบบกราฟไปแล้ว ถ้ากราฟมันสร้างออกมาสลับแกน x แกน y คือกลับทิศกับสิ่งที่เราคิดไว้แต่แรก คุณสามารถกด (Chart)[[Design]] –> Data –> Switch Row/Column  ได้เลยครับ
• บางครั้งเมื่อสร้างกราฟไปแล้ว แต่ภายหลังอยากจะใส่ข้อมูลเพิ่มลงไปอีก มีวิธีที่สามารถเพิ่มข้อมูลใหม่ได้ง่ายๆ นั่นก็คือ คุณสามารถกด Copy ข้อมูล (Ctrl+C) เฉพาะส่วนที่จะเพิ่มจากตาราง แล้วเลือกที่กราฟ จากนั้นกด Paste (Ctrl+V) ได้เลย
  

4. Customize : ปรับแต่งกราฟ

ต่อไปเป็นขั้นตอนสุดท้าย นั่นคือการปรับแต่งกราฟ ซึ่งการที่เราจะปรับแต่งกราฟได้นั้น คุณควรจะต้องรู้จักส่วนประกอบของกราฟซะก่อนครับ

ส่วนประกอบของกราฟ

วิธีที่ง่ายที่สุดที่จะเข้าใจส่วนประกอบของกราฟ ก็คือ ให้ไปที่ Ribbon Layout ที่อยู่ภายใต้ Chart Tools เลยครับ (ต้องเลือกที่กราฟก่อน) ในนั้นจะแบ่งออกเป็นหลายๆ หมวด ดังนี้

• Current Selection: เอาไว้เลือกส่วนประกอบของกราฟ สะดวกมากเวลากราฟเริ่มซับซ้อน แต่ละส่วนบังกันจนใช้ Mouse เลือกไม่ถนัด  ลองคลิ๊กดูจะรู้ว่าแต่ละส่วนของกราฟเรียกว่าอะไร พอเลือกแล้วสามารถกด Format Selection เพื่อปรับแต่งส่วนนั้นได้อีก
• Insert : เอาไว้ใส่รูปภาพ ลูกศร หรือข้อความประกอบเพิ่มเติม ซึ่งผมไม่ขอพูดถึงแล้วกัน
• Labels : เป็นป้ายกำกับประจำกราฟ เช่น ชื่อกราฟ ชื่อแกน x (แนวนอน) ชื่อแกน y (แนวตั้ง)
• Axes : เป็นการกำหนดองค์ประกอบพวกแกน x แกน y หรือแม้แต่แกน y หรือแกน x อันที่สอง รวมถึงเส้น Gridline ย่อยๆ ของแต่ละแกน เพื่อให้มองเปรียบเทียบข้อมูลกันได้ชัดเจน
• Background : เป็นการกำหนดพวกพื้นหลัง เช่น สี หรือลูกเล่นเพื่อความสวยงามอื่นๆ

การปรับ Format ของ Data Series

สามารถเลือกสิ่งที่ต้องการจะปรับ แล้วไปที่ Ribbon Format แล้วใส่สี Fill หรือ สีขอบได้ตามต้องการ

โดยที่การเลือก Data Series นั้น มีเทคนิคเล็กน้อย คือ

• ถ้าคลิ๊กซ้ายที่ Data Series ทีเดียว มันจะเลือก Data Series นั้นในทุกๆ Category เลย
• ถ้าคลิ๊กซ้ายซ้ำอีกรอบเฉพาะบาง Category มันจะเลือกเจาะจงเฉพาะ Category นั้นๆ ได้
• หรืออาจเลือกจาก (Chart) [[Layout]] –> Current Selection –> เลือก Dropdown ก็ได้

เทคนิคการปรับ Format Selection

คุณสามารถคลิ๊ก Format Selection ส่วนประกอบหนึ่ง แล้วเปิดหน้าต่างค้างไว้ (คุณสามารถสังเกตว่ากำลัง Format ส่วนไหนอยู่ได้จากชื่อ Windows เช่น Format Data Series)

เมื่อต้องการแก้ไขส่วนประกอบอื่น คุณสามารถไปคลิ๊กที่ส่วนประกอบอื่นๆ ของกราฟได้เลย ตัว Format Selection จะเปลี่ยนไปเองโดยอัตโนมัติ ขึ้นอยู่กับว่าเรากำลังเลือกส่วนประกอบไหนอยู่

การปรับ Scale ของแกน X หรือ Y

ให้เลือกที่แกนที่ต้องการจะแก้ จากนั้นคลิ๊กขวา –> Format Axis

ใน Axis Option สามารถตั้งค่าสูงสุด ต่ำสุด หรือแม้กระทั่ง ค่า Major Unit (Grid ใหญ่) และ Minor Unit (Grid เล็ก)ได้ แต่ถ้าจะปรับค่า ต้องเปลี่ยนจาก Auto เป็น Fixed ซะก่อน

ยังมี Option อื่นๆ อีกเยอะแยะ ลองเล่นดูนะครับ เช่น

• Value in reverse order : กลับทิศของแกน
• Logarithmic scale : เอาไว้ปรับฐานแกนเวลาข้อมูลมีตั้งแต่ค่าน้อยมาก ไปจนถึงค่าที่เยอะสุดๆ โดยการใช้ค่า Log Base ต่างๆ เช่น ฐาน 10 มาปรับนั่นเอง (คนทำงานวิทยาศาสตร์หรือวิศวกรรมศาสตร์น่าจะเป็นคนใช้ตัวนี้ครับ)
• Display units : แถมตั้งหน่วยของตัวเลขได้ด้วยว่าต้องการเป็นหลักหน่วย หลักพัน หลักล้าน
• Major Tick Mark : เส้นขีดแบ่ง Scale หลัก
• Minor Tick Mark : เส้นขีดแบ่ง Scale ย่อย
• Horizontal axis crosses : การตั้งจุดตัดแกน ว่าจะให้อีกแกนหนึ่งมาตัดแกนที่กำลัง Format อยู่ ณ ค่าที่เท่าไหร่
  

การเปลี่ยนประเภทกราฟ / การทำกราฟแบบ Hybrid หรือแบบลูกผสม

การเปลี่ยนประเภทกราฟ  (เปลี่ยน ทุกๆ Series )

ในกรณีนี้สามารถทำได้ง่ายๆ คือ คลิ๊กที่กราฟ แล้วไปที่ (Chart) [[Design]] –>Type –> Change Chart Type จากนั้นเลือกกราฟประเภทใหม่ที่ต้องการได้เลย อันนี้ไม่มีอะไรซับซ้อน

การทำกราฟลูกผสม

อันนี้หลักการคือ ให้เปลี่ยนประเภทกราฟให้กับข้อมูลแค่บางส่วน (บาง Series ) นั่นเอง

ในกรณีนี้มีขั้นตอน คือ ให้เลือกเฉพาะ Series ที่ต้องการเปลี่ยนประเภทกราฟ แล้วคลิ๊กขวา –> Change Series Chart Type จากนั้นเลือกกราฟประเภทใหม่ที่ต้องการได้เลย

เลือกประเภทกราฟที่ต้องการ เช่น Line Chart จะเห็นว่าเฉพาะ Series ที่เราเลือก (Max Score) เท่านั้นที่เปลี่ยนไป

การปรับแก้แหล่งที่มาของข้อมูล (Data Source)

เราสามารถปรับแก้การเลือกใช้ Data Source โดยคลิ๊ก (Chart) [[Design]] –>Data –> Select Data จากนั้นมันจะขึ้นหน้าต่างออกมา ฝั่งซ้ายจะเป็น Data Series ที่เป็นแกน Y, ฝั่งขวาเป็นแกน X

การเพิ่ม/ลบ Data Series : ให้กด Add / Remove

จะสลับ Sequence ลำดับก่อนหลัง : อันนี้ไว้ปรับเวลากราฟบังกันได้ คือจะปรับให้อันไหนอยู่ด้านหน้า-หลัง นั่นเอง วิธีการคือให้กดลูกศรขึ้นลงข้างๆคำว่า Remove

การแก้ไขชื่อ และข้อมูลแกน X หรือ แกน Y : เลือก Data Series ที่ต้องการ แล้วกด Edit

การเพิ่มแกนอันที่ 2

มีประโยชน์ในกรณีที่ Data Series ในกราฟ มีค่าต่างกันมากๆ จนไม่ควรนำมา Plot บนแกนเดียวกัน เช่น มีค่าที่แสดงยอดการผลิตสินค้า (อาจมีค่าเป็นพัน) กับ %ความผิดพลาด (มีค่าแค่ไม่เกิน 100% หรือไม่เกิน 1) จึงควรจะ Plot แยกแกน Y ใช้คนละแกนกันเป็นต้นการเพิ่มแกนอันที่ 2 (Secondary Axis)

ซึ่งการเพิ่ม Secondary Axis มี 2 แบบด้วยกัน คือ เพิ่มแกน Y อันที่2 กับ เพิ่มแกน X อันที่ 2

การเพิ่มแกน Y อันที่สอง

สมมติข้อมูลของผม Data Series %Fail ซึ่งมีค่าน้อยมากๆ (เพราะเป็น %) ทำให้เวลา Plot รวมกับ Data Series ยอดการผลิตสินค้า บนแกน Y เดียวกันจะแทบมองไม่เห็น

ทางแก้ไขก็คือ ผมต้องเอาค่า %ความผิดพลาด นี้ไป Plot ลงใน Secondary Y-Axis นั่นเอง

ไปให้ทำดังนี้ เลือก Series %Fail แล้ว Format Data Seriesโดยอาจเลือกจาก Dropdown ใน Current Selection แล้วกด Format Selection เพราะจิ้มเอาน่าจะยาก เพราะมองกราฟไม่เห็นด้วยซ้ำ!

จากนั้นใน Series Option –> เลือก Plot on Secondary Axis

จะเห็นว่ากราฟแสดงออกมาแล้ว แลละมีแกน Y อันที่สองโผล่ออกมาด้วย ต่อไปก็อาจจะเปลี่ยนประเภทกราฟให้เป็นกราฟเส้นเพื่อความสวยงามอีกทีก็ได้

การเพิ่มแกน X อันที่สอง

หากต้องการจะเพิ่มแกน X อันที่สอง ต้องทำหลังจากเพิ่มแกน Y อันที่ 2 ไปก่อนครับ ถึงจะมี Option โผล่มาให้เลือก โดยให้ไปที่ (Chart)[[Layout]]–> Axes –>Axes –> Secondary Horizontal Axis –> แล้วเลือกแบบที่ต้องการได้เลย

อยาก Plot กราฟจาก Cell ที่ซ่อนอยู่ ทำยังไงดี?

ปกติแล้วเวลาทำกราฟรูปแบบใดก็ตาม พอคุณกด hide คอลัมน์หรือแถวที่มีข้อมูลทำกราฟอยู่ กราฟส่วนนั้นก็จะหายไป แต่ผมมีเทคนิคมาแนะนำ ที่ทำให้พอซ่อนตารางข้อมูลที่ใช้ทำกราฟแล้ว กราฟส่วนนั้นยังคงแสดงอยู่เหมือนเดิม

สามารถแก้ไขได้ง่ายๆ ดังนี้ครับ

1. เลือกที่กราฟที่เราต้องการแก้ไข แล้ว คลิ๊กขวา–> Select Data…
2. เลือกปุ่ม Hidden and Empty Cells
3. ติ๊ก Show data in hidden rows and columns แล้วกด OK

คำแนะนำในการสร้าง Chart ที่ดี

บางทีพอเราเริ่มรู้จักส่วนประกอบของกราฟหลายตัว หรือบางทีมีสิ่งที่อยากจะนำเสนอให้คนอื่นได้รู้เยอะ ก็เริ่มอยากใส่โน่นใส่นี่ลงไปในกราฟเยอะๆ ซึ่งจะยิ่งทำให้คนอ่านกราฟดูไม่รู้เรื่อง แล้วสิ่งที่เราตั้งใจจะนำเสนอจริงๆ กลับถูกแย่งความโดดเด่นไป ผมมีเทคนิคเล็กๆน้อยๆ จะมาแชร์ให้รู้กันว่า กราฟที่ดีควรจะเป็นอย่างไรครับ

• เลือกกราฟ Basic ที่สุดถ้าเป็นไปได้: ผมไม่แนะนำให้ใช้กราฟในรูปแบบที่ประหลาดๆ โดยเฉพาะพวกกราฟ 3 มิตินะครับ เพราะนอกจากจะดูรกแล้ว ยังหลอกตาสุดๆ อีกด้วย
• ลบสิ่งที่ไม่จำเป็นออก ในกราฟที่มีทั้ง Legend และ คำบรรยายใต้ Series ซึ่งซ้ำซ้อนกัน ให้ลบอันใดอันหนึ่งทิ้งไป (ผมมักจะเลือกลบ Legend ทิ้ง เพราะต้องกวาดสายตาไปดู ทำให้ไม่สะดวก
• พยายามอย่าใส่ข้อมูลหลาย Series พร้อมๆ กันมากเกินไป เช่น อย่าใส่เกิน 2 อัน เพราะจะเริ่มดูไม่รู้เรื่องแล้ว แต่ก่อนผมก็เคยเป็นพวกบ้ายัดข้อมูลมาก่อนครับ แต่เชื่อผมเถอะว่ามันไม่ Work!
• หากข้อมูลมีหลายกลุ่ม แล้วต้องการเปรียบเทียบกัน ให้พยายาม Group รวมกลุ่มที่ไม่สำคัญเข้าด้วยกันก่อน
• อย่าใส่สีเยอะเกินไป การใส่สีเยอะๆ ทำให้คนอ่านไม่รู้จะเลือกดูตัวไหนดี กราฟที่ดีควรจะดูจากระยะไกลแล้วก็พอเห็นภาพได้เลย ถ้าเป็นไปได้ควรเน้นใส่สีเด่นๆ ที่ข้อมูลที่สำคัญเท่านั้น ข้อมูลอื่นๆ อาจใช้โทนสีเทาไปเลยก็ยังได้
• ใส่คำบรรยายให้กราฟด้วย หากคุณไม่บอกผู้อ่านให้ชัดว่ามันคือกราฟอะไร แต่ละแกนคืออะไร ผู้อ่านกราฟอ่านดูกราฟไม่รู้เรื่องเลยก็ได้

การทำกราฟที่ไม่ดี	การทำกราฟที่ดีกว่า

การนำกราฟไปใช้ใน Powerpoint

ในสถานการณ์ส่วนใหญ่ของชีวิตคนทำงาน คุณมักจะต้องทำกราฟต่อเมื่อคุณต้องนำเสนองานบางอย่างต่อเจ้านาย และการนำเสนอนั้นก็มักจะต้องใช้โปรแกรมยอดฮิตอย่าง Powerpoint ด้วย!

แต่ผมพูดตามตรงว่าการทำกราฟใน Powerpoint มันไม่สะดวกเท่า Excel หรอกครับ แม้ว่ามันจะเปิดตาราง Excel มาให้กรอกก็เถอะ เพราะเวลา Add กราฟใน Powerpoint 1 อัน มันก็จะเปิด Excel ขึ้นมาใหม่ 1 ไฟล์เพื่อ Support ข้อมูลสำหรับกราฟนั้นๆ ซึ่งทำให้มีไฟล์กราฟเยอะแยะกระจัดกระจายมาก ดังนั้นผมแนะนำว่าคุณควรจะสร้างกราฟใน Excel ให้เสร็จแล้วค่อยเอาไปใช้ใน Powerpoint จะดีกว่าครับ

หากเป็น Powerpoint รุ่นเก่าๆ ผมอยากจะแนะนำวิธี Copy กราฟจาก Excel แล้วไปเลือกใน Powerpoint แล้วค่อย Paste Special –> Paste Link จะได้รูปกราฟที่เหมือน Excel ที่สุด (แต่แก้ไขใน Powerpoint ตรงๆไม่ได้) และยัง Update ค่าตาม เวลาคุณเปลี่ยนข้อมูลใน Excel ด้วย

แต่หากเป็น Powerpoint รุ่นใหม่ๆ แล้ว เมื่อคุณกด Paste กราฟลงไปตรงๆ ข้อมูลก็ยังสามารถ Link กับ Excel ต้นฉบับได้อยู่ แถมยังสามารถเปลี่ยนรูปแบบและสีสันต่างๆ ใน Powerpoint ให้เข้ากับ Theme ของ Presentation ได้อีกด้วย (Link ข้อมูลจาก Excel แต่รูปแบบกราฟไปทำใน Powerpoint)